Asiakkaalle voi luoda ohjelmaan hoitojakson, jonka tietoihin määritetään mm. hoitosarjan tyyppi (fysioterapia, toimintaterapia tms.) ja hoitokertojen määrä. Hoitojakson perustietoihin kirjataan myös tieto laskun maksajasta. Maksajatietoa hyödynnetään myöhemmin laskutusvaiheessa ja lasku hoidoista voidaan kohdistaa suoraan valitulle maksajaorganisaatiolle.
Hoitotyön laskutus perustuu hoitojaksoon kytkeytyviin käyntikirjauksiin. Käyntikirjauksen yhteydessä valitaan mm. käyntipäivä, käynnistä vastaava terapeutti ja valitaan hoitohinnastosta tehdyt toimenpiteet. Käynnin hinta muodostuu valittujen toimenpiteiden perusteella. Käynnin yhteyteen voi tallentaa myös mm. reitti- ja kilometritiedot, joita voi myöhemmin hyödyntää laskutuksen yhteydessä ja KELA:n KU 203 -lomakkeella.
Fysioterapialähete tallennetaan hoitojakson yhteydessä näkyvälle Lähete-välilehdelle. Tallennusnäkymästä löytyy tallennuspaikat kaikille fysioterapialähetteen tiedoille (mm. lähettävä lääkäri ja lääkärin diagnoosi). Lähetetietoihin voi tallentaa alkuperäisen lääkärin lähetteen liitetiedostoja sähköisessä muodossa. Diagnoosin valinta tehdään ICD10-koodistosta, joka päivittyy automattisesti Diarium-ylläpidon toimesta.
Ohjelman yhteenvetonäkymä kokoaa yhteen kaikki henkilöasiakkaan hoito- ja laskutustapahtumat hoitojaksokohtaisesti. Yhteenvetonäkymästä näkee yhdellä silmäyksellä kaikki valitun asiakkaan hoitotapahtumat, kuten käynnit ja laskut. Käyttöliittymästä hyödynnetään selkeitä värikoodeja, joiden avulla hahmottaa nopeasti, onko käynnin tila laskutettu vai laskuttamaton.
