Sähköinen potilastietojärjestelmä on kätevä tapa huolehtia potilastietojen säilyttämisestä. Kun potilastietojärjestelmän kautta liittyy myös Kantaan, ei tarvitse huolehtia potilastietojen säilyttämisestä yritystoiminnan lopettamisen jälkeen. Kun mahdollisimman monet asiat hoidetaan sähköisesti paperin sijaan, säästää se yrittäjältä aikaa ja vaivaa ja lisäksi se on hyväksi ympäristölle. Paperin määrä kasvaa todella suureksi, kun yritystä pyörittää monen kymmenen vuoden ajan. Asiakkaiden henkilö- ja potilastietoja sisältäviä papereita tulee lisäksi arkistoida lain edellyttämällä tavalla. Arkistoinnin järjestäminen voi tuottaa päänvaivaa yksinyrittäjälle ja viedä paljon tilaa isomman yrityksen toimitiloissa. Arkistointi kun tarkoittaa usein suuria, arvokkaita, paloturvallisia arkistokaappeja.
Monissa nykyaikaisissa potilastietojärjestelmissä on mukana monipuoliset laskutusominaisuudet, jotka mahdollistavat myös laskutuksen hoitamisen ilman paperia. Laskuja voidaan lähettää sähköpostilla, verkkolaskuina tai e-laskuina suoraan verkkopankkiin. Nämä ovat myös asiakkaiden kannalta erittäin käteviä tapoja hoitaa laskutus. Erilaiset taloushallinto-ohjelmat mahdollistavat kirjanpidon hoitamisen sähköisesti ja monet niistä on mahdollista integroida Diariumiin. Voit tutustua Diariumin taloushallinnon liitäntöihin täällä.
Selainpohjainen potilastietojärjestelmä on käytettävissä missä tahansa ja millä tahansa laitteella, jossa on nettiyhteys. Pystyt tarkastelemaan asiakkaiden tietoja, tekemään kirjauksia tai muokkaamaan ajanvarauksia missä ja koska tahansa. Vaikka jokin laite varastettaisiin tai se tuhoutuu, tiedot ovat silti tallessa ja turvassa. Tietojen käsitteleminen on helppoa, joustavaa ja turvallista.
Nykyaikainen asiointipalvelu tai etäpalveluratkaisu mahdollistaa esimerkiksi viestinnän asiakkaiden kanssa, erilaisten lomakkeiden luomisen ja välittämisen asiakkaille, videopuhelut, terapiaharjotteiden aikatauluttamisen asiakkaan kalenteriin ja monia muita asioita. Viestintä ja videopuhelut ovat asioita, jotka pystyy hoitamaan monilla eri palveluilla, joista osa on jopa maksuttomia. Kun kyse on terapia-asiakkaiden kanssa viestimisestä, on hyvä kuitenkin kiinnittää huomioita palveluiden tietoturvaan ja esimerkiksi saavutettavuuteen. Ne ovat asioita joihin esimerkiksi Kela ja Valvira kehottavat kiinnittämään huomiota, kun palveluita toteutetaan etänä.
Kun osa asiakaskäynneistä pystytään hoitamaan etänä, matkustamisen määrä vähenee ja se on tottakai hyväksi ympäristölle. Etätapaamiset myös säästävät asiakkaan aikaa, kun ei tarvitse matkustaa vastaanotolle, vaan videopuheluun voi osallistua mistä tahansa. Erilaisten lomakkeiden täyttäminen voidaan myös hoitaa sähköisesti. Se on kätevä tapa vähentää paperin määrää ja lomakkeet pysyvät paremmin tallessa, kun ne säilytetään pilvipalvelussa arkistokaapin sijaan. Dokumenttien allekirjoittaminenkin onnistuu sähköisesti. Sähköinen allekirjoitus on yksi hyödyllisimmistä moderneista työkaluista lainvoimaisten sopimusten todentamiseen ilman fyysisen läsnäolon vaatimusta. Lue lisää aiheesta täältä.
Asiakasta pystytään myös paremmin osallistamaan käyntien välillä, kun käytössä on viestintäpalvelu jonka kautta asiakas voi helposti ottaa yhteyttä ja ammattilainen voi välittää harjoitteita tai muuta materiaalia asiakkaalle. Esimerkiksi suunnittelutyökalun avulla voi aikatauluttaa kuntoutukseen liittyviä sisältöjä asiakkaalle terapiakäyntien välillä ja sähköpostiin tulevat ilmoitukset toimivat hyvänä muistukkeena asiakkaalle. Myös erilaisten lomakkeiden täyttäminen voi olla asiakkaalle helpompaa, jos vastauksia saa rauhassa miettiä itsekseen kotona. Mikäli jokin kohta on epäselvä tai muuten hankala, ne voidaan käydä yhdessä läpi vastaanotolla tai videopuhelussa. Kaikki tavat, joilla vastaanoton ja asiakkaan arjen välistä välimatkaa saadaan vähennettyä tukevat kuntoutumista. Myös asiakkaan lähipiiriä voidaan paremmin osallistaa, kun heidät pystytään liittämään mukaan keskusteluun ja he pääsevät näkemään kuvia, videoita tai muistiinpanoja käynteihin liittyen. He voivat näin kannustaa ja tukea asiakasta arkisissa tilanteissa, jolloin opetellut uudet taidot jäävät todennäköisemmin käyttöön myös kuntoutusjakson jälkeen.
Navisec Health on sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisille suunniteltu etäpalveluratkaisu, joka mahdollistaa turvallisen asiakasviestinnän, videopuhelut ja paljon muuta. Palvelu on tietoturvallinen ja saavutettava, joten se soveltuu erittäin hyvin kuntoutusasiakkaiden kanssa viestimiseen. Lue lisää Navisec Healthista täältä.
Papereista luopuminen ja yrityksen toiminnan digitalisointi on asia, joka saattaa vaikuttaa työläältä, mutta sillä saavuttaa paljon hyötyjä. Se on myös hyvä tapa pienentää yrityksen hiilijalanjälkeä. Kaikkia asioita ei välttämättä vielä pysty hoitamaan sähköisesti, mutta hyvin monet asiat pystyy. Mikäli käytössä ei vielä ole sähköistä potilastietojärjestelmää, kannattaa sellaiseen ainakin tutustua. Se onnistuu maksutta etäesittelyn muodossa ja sen jälkeen on helpompi miettiä mikä on itselle sopiva ratkaisu.
Etäpalvelut ovat monilla aloilla vielä melko uusi asia. Koronapandemia on kuitenkin vauhdittanut huomattavasti erilaisten etäpalveluiden yleistymistä. Nykyään on mahdollista hoitaa monia asioita etänä. Myös kuntoutusalalla etäpalveluiden tarjonta on lisääntynyt, koska läsnäkuntoutuksen toteuttaminen ei ole ollut aina mahdollista pandemian takia. Täysin uudenlaiseen tilanteeseen jouduttiin yhtäkkiä ja se aiheutti monille hankaluuksia. Hyvin monille kokemukset etäkuntoutuksesta olivat kuitenkin positiivisia ja sen on huomattu soveltuvan joillekin asiakkaille jopa paremmin kuin läsnäkuntoutus. Myös tutkimusten mukaan etäkuntoutus on yhtä vaikuttavaa kuin kasvokkainen kuntoutuskin. Etäkuntoutus ei toki sovellu jokaiselle ja siksi onkin tärkeää arvioida aina asiakaskohtaisesti mitkä palvelumuodot soveltuvat parhaiten juuri kyseessä olevalle henkilölle.
Etäpalveluihin kannattaa joka tapauksessa suhtautua avoimesti ja pyrkiä miettimään millä tavalla niitä voisi hyödyntää omassa toiminnassa. Ne tarjoavat mahdollisuuksia palvelutarjonnan monipuolistamiseen ja kustannussäästöihin. Hyvä esimerkki tästä Diarium-tiimin toiminnassa on se, että olemme jo pidemmän aikaa pitäneet esittelyt ja koulutukset etätapaamisina. Sillä tavalla me säästämme hurjasti matkakuluissa ja yrityksemme hiilijalanjälki on merkittävästi pienempi. Asiakkaalle se näkyy niin, että me pystymme tarjoamaan koulutuksia ja esittelyitä joustavasti oli asiakas sitten Hangossa, Joensuussa, Kittilässä tai Fuengirolassa. Ohjelmistoyrityksen toiminta on toki hyvin erilaista kuin esimerkiksi kuntoutusalalla toimivan yrityksen, mutta alalta kuin alalta löytyy varmasti asioita jotka on mahdollista hoitaa etänä hyödyntäen erilaisia moderneja ratkaisuja. Etäratkaisuiden ei tarvitse korvata nykyisiä toimintatapoja vaan niiden avulla voidaan tarjota asiakkaille monipuolisempia ja joustavampia ratkaisuja.
Haluaisitko tutustua Diarium-ohjelmaan ja sen monipuolisiin ominaisuuksiin?
Ilmoittaudu mukaan webinaariin tai varaa aika etäesittelyyn!
